إلى إعداد أتمتة أساسية على واتساب لنستعرض معًا خطوات إرسال رسائل "خارج الخدمة" و"مرحبًا" و"مؤجلة" على واتساب. سنبدأ بالوحدة الأولى، وهي إعدادات صندوق الوارد. في هذه المقالة، سنساعدك على فهم كيفية إعداد هذه الميزات في حسابك على تطبيق Interakt.
1. خطوات إعداد الرسائل خارج المكتب على Interakt
1. قبل إعداد الردود التلقائية، من المهم تحديد ساعات العمل. تعمل هذه الردود التلقائية خلال ساعات العمل التي تحددها أنت.
2. انقر على أيقونة القلم لإدخال ساعات العمل. ستظهر نافذة منبثقة مكتوب عليها: "حدد ساعات عملك".
٣. انقر على القائمة المنسدلة "اليوم" لاختيار يوم الأسبوع. كرر العملية نفسها لإدخال وقت البدء ووقت الانتهاء. كرر هذه الخطوة لكل يوم من أيام الأسبوع. للقيام بذلك، انقر على "+ إضافة ساعات"، والذي يظهر أسفل آخر إدخال قمت به. تتيح لك هذه الإدخالات المتعددة إجراء العديد من التعديلات على رسالة الرد التلقائي خارج المكتب حسب متطلبات عملك.
4. إذا كنت ترغب في حذف إدخال، يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على أيقونة "Bin" بجوار كل حقل إدخال.
5. بمجرد إدخال مواعيد عملك، انقر فوق الزر "حفظ". ستكون معاينة ساعات العمل مرئية لك.
رسائل خارج المكتب كردود تلقائية
سيتم إرسال رسالة الرد التلقائي في الحالات المذكورة أدناه. يمكنك ضبط هذه الرسالة كرد تلقائي للعملاء الذين يتصلون بك خارج ساعات العمل الرسمية. يُقصد بـ "خارج ساعات العمل الرسمية" الوقت الذي يقع خارج ساعات العمل التي قمت بتحديدها، وسيتم إرسال الرسائل وفقًا لذلك.
شروط تفعيل ساعات العمل خارج المكتب هي كما يلي:
1. في حالة المستخدمين الجدد الذين يتواصلون مع عملك خارج ساعات العمل.
2. في حالة وجود مستخدمين حاليين ومحادثات جارية، سيتم تشغيل رسالة "خارج المكتب" فقط للمحادثات التي تم وضع علامة "مغلقة عليها". ومن ثم، يرجى التأكد من إغلاق محادثات المستخدم التي يتم تناولها وإبقاء قائمة الانتظار "المفتوحة" عند الحد الأدنى.
لن تتلقى محادثات المستخدم في قائمة الانتظار "مفتوح" رسالة "خارج المكتب" حتى لو تم التواصل معهم خلال ساعات عدم العمل.
هناك بشكل أساسي مكونان رئيسيان لإعداد رسالة "خارج المكتب"، أي الساعات والرسالة. سيتم تطبيق المكون الأول من ساعات العمل المحددة بالفعل. دعونا نلقي نظرة على كيفية تعيين الرسالة.
1. انقر على أيقونة "القلم" الموجودة بجوار عنوان رسالة "خارج المكتب" والتي تفتح شاشة منبثقة.
2. تشبه كتابة رسالة خارج المكتب كيفية إنشاء الردود السريعة على Interakt. يمكنك هنا إضافة الرسالة التي تريد إرسالها للمستخدمين. يمكن تخصيص الرسالة باستخدام المتغيرات والمرفقات وملفات الوسائط أيضًا.
3. يمكنك مراجعة كافة التفاصيل مرة أخرى. قم بنشر ذلك، انقر على "تمكين". تظهر رسالة نجاح على يمين الشاشة نصها "تم تمكين رسالة خارج المكتب". بمجرد تمكين رسالة "خارج المكتب"، يتم تغيير نفس زر التمكين إلى "تعطيل" ويمكن استخدامه لنفسه.
بالإضافة إلى النص، يمكنك إرفاق عناصر "دعوة للعمل" وظيفية برسالة "خارج المكتب" للحفاظ على اهتمام العميل المحتمل:
مجموعات المنتجات: يمكنك مشاركة كتالوج منتجاتك أو مجموعات محددة تلقائيًا حتى يتمكن العملاء من تصفح عروضك أثناء انتظارهم لموظف خدمة العملاء.
نماذج الواتساب: يمكنك تشغيل نموذج لجمع معلومات محددة (مثل عنوان البريد الإلكتروني أو طبيعة استفسارهم) حتى يكون لدى فريقك كل السياق جاهزًا عند عودتهم.
خطوات إعداد رسالة الترحيب على تطبيق Interakt
يتيح لك ذلك تكوين رسائل الترحيب في حالة وصول العملاء الجدد أو العملاء الحاليين إلى عملك. يتم تشغيل الرسالة مقابل الرسالة الأولى التي أسقطها العميل.
يُرجى ملاحظة أنه بالنسبة للمستخدمين الحاليين، لن يتم إرسال رسالة الترحيب إلا إذا تواصل العميل مع الشركة بعد مرور 24 ساعة، بغض النظر عما إذا كانت المحادثة السابقة مفتوحة أم مغلقة. هذا هو الشرط الوحيد لإرسال رسالة الترحيب.
1. لإعداد رسالة الترحيب، انقر على أيقونة "القلم" بجانب "رسالة الترحيب"، والتي ستفتح نافذة منبثقة. أدخل الرسالة التي ترغب في عرضها.
٢. كتابة رسالة الترحيب تشبه طريقة إنشاء الردود السريعة على منصة Interakt. أنشئ الرسالة التي تريد إرسالها للمستخدمين. يمكنك تخصيص الرسالة باستخدام المتغيرات والمرفقات.
3. بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، انقر على زر "حفظ". ستظهر الرسالة أيضًا في قسم المعاينة الخارجي.
4. يمكنك مراجعة كافة التفاصيل مرة أخرى. قم بنشر ذلك، انقر على "تمكين". تظهر رسالة نجاح على يمين الشاشة نصها "تم تمكين رسالة الترحيب".
ترحيب شخصي (للجدد مقابل الحاليين)
مربع الاختيار "إعداد رسائل ترحيب شخصية للعملاء الجدد والحاليين"أداة تجزئة قوية:
- غير محدد: يحصل جميع المستخدمين على نفس التحية العامة.
- تم التحقق: يمكنك تعديل نبرة صوتك. على سبيل المثال:
للمستخدمين الجدد: "مرحباً بكم في متجرنا! إليكم خصم 10% على طلبكم الأول."
المستخدمون الحاليون: "مرحباً بعودتك! سعدنا برؤيتك مجدداً. كيف يمكننا مساعدتك اليوم؟"
خيارات تفاعلية للدعوة إلى اتخاذ إجراء
خيار | ماذا يفعل | أفضل حالة استخدام |
مجموعات المنتجات | يرسل قائمة بالفئات (مثل "المنتجات الطازجة"، "منتجات الألبان"). يؤدي النقر على إحداها إلى إرسال الكتالوج الكامل لتلك الفئة. | للمتاجر الإلكترونية التي تتطلع إلى زيادة المبيعات بشكل فوري. |
سير العمل | يقوم بتشغيل مسار دردشة آلي مُعد مسبقًا (برنامج دردشة آلي) للإجابة على الأسئلة الشائعة. | للشركات التي لديها حجم استفسارات كبير حول الشحن أو التسعير. |
نموذج واتساب | يعرض نموذجًا منظمًا ليقوم المستخدم بتعبئته. | للشركات التي تقدم خدمات وتحتاج إلى جمع معلومات العملاء المحتملين (البريد الإلكتروني، الموقع، إلخ). |
بدون سلوفان | يرسل الرسالة النصية فقط. | لتحية بسيطة ونظيفة دون ضغط بيعي مباشر. |
منطق "الإرسال مع OOO"
يُعد زر التبديل الموجود أسفل الصورة إعدادًا بالغ الأهمية لإدارة تجربة العملاء:
في حال ضبطه على "نعم": خلال ساعات غير العمل، سيتلقى العميل رسالة ترحيب ورسالة الرد التلقائي. يُفيد هذا إذا كانت رسالة الترحيب تحتوي على معلومات أساسية (مثل كتالوج) ورسالة الرد التلقائي تُحدد وقت الرد المتوقع.
في حال ضبطه على "لا": تُعطى الأولوية لرسالة "خارج أوقات العمل" خلال ساعات العمل غير الرسمية، ويتم تعطيل رسالة الترحيب. هذا يمنع ازدحام المحادثة بردين آليين في آن واحد.
رسالة الرد المتأخر
عندما يتواصل العملاء النهائيون مع شركتك، قد تواجه حالات لا تستطيع فيها الرد على محادثاتهم على منصة Interakt في الوقت المناسب. ويمكن أن يحدث هذا التأخير في الرد على رسائل العملاء أو استفساراتهم لعدة أسباب، منها:
- ارتفاع كبير في الاستفسارات، أو زيادة في حركة المرور، أو ضغط عمل كبير، مما يؤدي إلى تأخير في الردود
- مشاكل في عرض النطاق الترددي بسبب عدم توافر الفريق
- التوقف عن العمل بسبب الأعطال أو المشكلات العاجلة الأخرى التي تتطلب اهتمامًا فوريًا
إن إرسال رسالة متأخرة رداً على رسالة عميل لم يتم الرد عليها له المزايا التالية:
- يُبقي العملاء على اطلاع بالتأخير
- يحسّن تجربة العملاء بشكل عام، وخاصة في محادثات المبيعات والدعم.
خطوات إعداد رسالة الاستجابة المتأخرة على Interakt
تُعد رسالة الرد المتأخر بمثابة "مدير الصبر" في Interakt. فبينما ترحب رسالة الترحيب بالمستخدم على الفور، لا يتم إرسال الرسالة المتأخرة إلا إذا لم يتمكن فريقك من الرد خلال فترة زمنية محددة خلال ساعات العمل.
ملاحظة: لا يمكن أن يتجاوز وقت الرسالة المتأخرة 24 ساعة. ويضمن هذا الحد الأعلى الامتثال لقاعدة واتساب، التي تقيد الرد على رسائل المستخدم بعد 24 ساعة.
1. انقر على السهم المنسدل أسفل "وقت الاستجابة المتأخر" لضبطه.
مؤقت الانتظار (وقت الاستجابة المتأخر): في الأعلى، ستجد محددات الساعات والدقائق. هذه هي "فترة السماح". في هذا المثال، تم ضبطها على 5 دقائق.
إذا ردّ أحد الموظفين في غضون 5 دقائق، فلن يرى العميل هذه الرسالة أبدًا.
إذا مرت 5 دقائق دون رد من أحد الموظفين، يقوم نظام Interakt تلقائيًا بإرسال الرسالة لطمأنة العميل بأنه لم يتم نسيانه.
٢. يمكنك هنا إضافة الرسالة التي ترغب في إرسالها إلى المستخدمين. كما يمكنك تخصيص الرسالة باستخدام المتغيرات والمرفقات وملفات الوسائط.
3. بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، انقر على زر "حفظ". ستظهر الرسالة أيضًا في قسم المعاينة الخارجي.
يتم تفعيل الرد التلقائي المتأخر لرسائل العملاء التي لم يتم الرد عليها والموجودة في حالة "مفتوحة" (المحادثات المخصصة) والمحادثات غير المخصصة. ويتم تطبيقه خلال ساعات العمل، حيث تتلقى رسائل العملاء الواردة خارج ساعات العمل ردودًا تلقائية تُفيد بعدم وجودهم في المكتب.
خيارات الحث على اتخاذ إجراء: تمامًا مثل عمليات التشغيل الآلي الأخرى، يمكنك اختيار ما يلي:
أضف مجموعات المنتجات: دعهم يتسوقون أثناء انتظارهم.
أضف نموذج واتساب: اطلب منهم ترك تفاصيل حول مشكلتهم حتى يتمكن الوكيل من الاستعداد بشكل أفضل عندما يتدخل أخيرًا.
لا شيء: اجعلها مجرد تحديث بسيط للحالة
نأمل أن تكون هذه المقالة قد ساعدتك في فهم كيفية إعداد الرسائل الآلية على منصة Interakt والحفاظ على تفاعل عملائك حتى عندما لا تكون متاحًا للرد على استفساراتهم شخصيًا.
