Untuk mengatur otomatisasi dasar di WhatsApp Mari kita bahas langkah-langkah untuk mengirim pesan OOO, selamat datang, dan pesan tertunda di WhatsApp. Kita akan membahas modul pertama, yaitu pengaturan Kotak Masuk. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda memahami cara mengaturnya di akun Interact Anda.
1. Langkah-langkah mengatur Pesan Di Luar Kantor di Interakt
1. Sebelum mengatur balasan otomatis, penting untuk mengkonfigurasi jam operasional bisnis Anda. Balasan otomatis ini akan berfungsi pada dan di sekitar jam operasional bisnis yang telah Anda tetapkan.
2. Klik ikon pensil untuk memasukkan jam kerja. Sebuah jendela pop-up akan muncul bertuliskan, “Atur jam kerja Anda”.
3. Klik menu tarik-turun Hari untuk memilih hari dalam seminggu. Lakukan hal yang sama untuk memasukkan waktu mulai dan waktu berakhir. Ulangi langkah ini untuk setiap hari dalam seminggu. Untuk melakukannya, klik "+ Tambah jam," yang dapat dilihat di bawah entri terakhir yang dibuat. Entri ganda ini memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian sebanyak yang Anda inginkan pada pesan balasan otomatis Anda, sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
4. Jika Anda ingin menghapus sebuah entri, Anda dapat melakukannya dengan mengklik ikon “Bin” di sebelah setiap kolom entri.
5. Setelah Anda memasukkan waktu kerja Anda, klik tombol “Simpan”. Pratinjau jam kerja akan terlihat oleh Anda.
Pesan Di Luar Kantor sebagai Balasan Otomatis
Pesan "Di Luar Jam Kerja" akan terpicu dalam kondisi yang disebutkan di bawah ini. Anda dapat mengkonfigurasi pesan ini sebagai balasan otomatis untuk pelanggan yang menghubungi Anda di luar jam kerja. Jam di luar jam kerja mengacu pada waktu di luar jam kerja yang telah Anda konfigurasikan, dan pesan akan terpicu sesuai dengan kondisi tersebut.
Ketentuan untuk memicu jam Di Luar Kantor adalah sebagai berikut:
1. Jika ada pengguna baru yang menghubungi bisnis Anda di luar jam kantor.
2. Dalam kasus pengguna yang sudah ada dan percakapan yang sedang berlangsung, pesan Di Luar Kantor hanya akan terpicu untuk percakapan yang ditandai sebagai “Tertutup”. Oleh karena itu, harap pastikan bahwa percakapan pengguna Anda yang dituju ditutup dan antrean “Terbuka” dijaga seminimal mungkin.
Percakapan pengguna dalam antrean “Terbuka” tidak akan menerima pesan Di Luar Kantor meskipun mereka menghubungi di luar jam kerja.
Pada dasarnya ada dua komponen utama untuk menyiapkan Pesan Di Luar Kantor, yaitu jam dan pesan. Komponen pertama akan diterapkan mulai dari jam kerja yang telah ditetapkan. Mari kita lihat bagaimana pesan tersebut dapat diatur.
1. Klik ikon "pensil" di sebelah judul pesan "Di Luar Kantor" yang akan membuka layar pop-up.
2. Menulis Pesan Di Luar Kantor mirip dengan cara membuat balasan cepat di Interakt. Anda dapat menambahkan di sini pesan yang ingin Anda sampaikan kepada pengguna. Pesan dapat dipersonalisasi dengan menggunakan variabel, lampiran, dan file media juga.
3. Anda dapat meninjau kembali semua detailnya. Posting yang mana, klik "Aktifkan". Pesan sukses muncul di sebelah kanan layar yang bertuliskan, “Pesan Di Luar Kantor diaktifkan”. Setelah pesan Di Luar Kantor diaktifkan, tombol Aktifkan yang sama diubah menjadi “Nonaktifkan” dan dapat digunakan untuk hal yang sama.
Selain teks biasa, Anda dapat melampirkan elemen "Ajakan Bertindak" yang fungsional ke pesan OOO Anda untuk menjaga agar prospek tetap tertarik:
Koleksi Produk: Anda dapat secara otomatis membagikan katalog produk atau koleksi tertentu sehingga pelanggan dapat menelusuri penawaran Anda sambil menunggu petugas layanan pelanggan.
Formulir WhatsApp: Anda dapat membuat formulir untuk mengumpulkan informasi spesifik (seperti alamat email atau sifat pertanyaan mereka) sehingga tim Anda memiliki semua konteks yang dibutuhkan saat mereka kembali.
Langkah-langkah untuk mengatur Pesan Selamat Datang di Interakt
Hal ini memungkinkan Anda mengonfigurasi pesan selamat datang jika pelanggan baru atau pelanggan lama menghubungi bisnis Anda. Pesan tersebut dipicu terhadap pesan pertama yang dijatuhkan oleh pelanggan.
Perlu diperhatikan bahwa untuk pengguna yang sudah ada, pesan selamat datang hanya akan muncul jika pelanggan menghubungi bisnis setelah jangka waktu 24 jam. Hal ini berlaku terlepas dari apakah obrolan sebelumnya tetap Terbuka atau Tertutup. Ini adalah satu-satunya syarat agar Pesan Selamat Datang muncul.
1. Untuk mengatur Pesan Selamat Datang, klik ikon "pensil" di samping Pesan Selamat Datang, yang akan membuka layar pop-up. Masukkan pesan yang ingin Anda tampilkan.
2. Menulis Pesan Selamat Datang mirip dengan cara membuat balasan cepat di Interakt. Buat pesan yang ingin Anda kirimkan kepada pengguna. Pesan tersebut juga dapat dipersonalisasi dengan menggunakan variabel dan lampiran.
3. Setelah pesan selesai dikompilasi, klik tombol “Simpan”. Pesan juga akan terlihat di bagian pratinjau di luar.
4. Anda dapat meninjau kembali semua detailnya. Posting yang mana, klik "Aktifkan". Pesan sukses muncul di sebelah kanan layar yang bertuliskan, “Pesan Selamat Datang diaktifkan”.
Sambutan yang Dipersonalisasi (Baru vs. Lama)
Kotak centang “Siapkan pesan sambutan yang dipersonalisasi berdasarkan pelanggan baru & yang sudah ada”” adalah alat segmentasi yang ampuh:
- Tidak dicentang: Semua pengguna mendapatkan sapaan umum yang sama.
- Terverifikasi: Anda dapat menyesuaikan nada bicara Anda. Misalnya:
Pengguna Baru: “Selamat datang di toko kami! Dapatkan diskon 10% untuk pesanan pertama Anda.”
Pengguna Lama: “Selamat datang kembali! Senang bertemu Anda lagi. Bagaimana kami dapat membantu Anda hari ini?”
Opsi Ajakan Bertindak Interaktif
pilihan | Apa yang dilakukannya | Kasus Penggunaan Terbaik |
Koleksi Produk | Mengirimkan daftar kategori (misalnya, “Produk Segar,” “Produk Susu”). Mengklik salah satu kategori akan mengirimkan katalog lengkap untuk kategori tersebut. | Untuk toko e-commerce yang ingin meningkatkan penjualan secara langsung. |
Workflow | Memicu alur obrolan otomatis (chatbot) yang sudah ada sebelumnya untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan (FAQ). | Untuk bisnis dengan volume permintaan yang tinggi terkait pengiriman atau harga. |
Formulir WhatsApp | Menampilkan formulir terstruktur untuk diisi oleh pengguna. | Untuk bisnis berbasis layanan yang perlu mengumpulkan informasi prospek (Email, Lokasi, dll.). |
None | Hanya mengirim pesan teks. | Untuk sapaan sederhana dan sopan tanpa tekanan penjualan langsung. |
Logika “Kirim bersama OOO”
Tombol pengaktifan/penonaktifan di bagian bawah gambar Anda adalah pengaturan penting untuk mengelola pengalaman pelanggan:
Jika diatur ke “Ya”: Di luar jam kerja, pelanggan akan menerima Pesan Selamat Datang dan Pesan Di Luar Jam Kerja. Ini berguna jika pesan Selamat Datang Anda berisi informasi penting (seperti katalog) dan pesan Di Luar Jam Kerja memberikan perkiraan waktu kedatangan.
Jika diatur ke “Tidak”: Pesan "Sedang Tidak di Kantor" diprioritaskan di luar jam kerja, dan Pesan Selamat Datang disembunyikan. Hal ini menghindari obrolan yang terlalu ramai dengan dua balasan otomatis sekaligus.
Pesan Respons Tertunda
Ketika pelanggan akhir menghubungi bisnis Anda, mungkin ada situasi di mana Anda tidak dapat menanggapi obrolan mereka di Interakt tepat waktu. Keterlambatan dalam menanggapi pesan atau pertanyaan pelanggan ini dapat terjadi karena beberapa alasan, seperti:
- Lonjakan permintaan yang tinggi, peningkatan lalu lintas, atau beban kerja yang berat, menyebabkan keterlambatan respons.
- Masalah bandwidth karena ketidaktersediaan tim.
- Waktu henti yang disebabkan oleh pemadaman listrik atau masalah mendesak lainnya yang memerlukan perhatian segera.
Mengirim pesan tertunda sebagai respons terhadap pesan pelanggan yang belum dijawab memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut:
- Memberikan informasi kepada pelanggan mengenai penundaan tersebut.
- Meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan, terutama untuk percakapan penjualan dan dukungan.
Langkah-langkah untuk mengatur Pesan Respon Tertunda di Interakt
Pesan Balasan Tertunda adalah "manajer kesabaran" Interakt. Sementara Pesan Selamat Datang menyapa pengguna secara langsung, Pesan Tertunda hanya dikirim jika tim Anda tidak dapat merespons dalam jangka waktu tertentu selama jam kerja.
Catatan: Waktu tunda pesan tidak boleh lebih dari 24 jam. Batas atas ini memastikan kepatuhan terhadap aturan WhatsApp, yang membatasi respons terhadap pesan pengguna setelah 24 jam.
1. Klik panah tarik-turun di bawah “Waktu Respons Tertunda” untuk mengaturnya.
Pengatur Waktu Tunggu (Waktu Respons Tertunda): Di bagian atas Anda akan melihat pemilih Jam dan Menit. Ini adalah "masa tenggang". Dalam contoh ini, diatur ke 5 menit.
Jika agen membalas dalam waktu 5 menit, pelanggan tidak akan pernah melihat pesan ini.
Jika 5 menit berlalu tanpa ada balasan dari agen, Interakt secara otomatis mengirimkan pesan untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka tidak dilupakan.
2. Anda dapat menambahkan pesan yang ingin Anda tampilkan kepada pengguna di sini. Pesan tersebut dapat dipersonalisasi dengan menggunakan variabel, lampiran, dan file media.
3. Setelah pesan selesai ditulis, klik tombol “Simpan”. Pesan juga akan terlihat di bagian pratinjau di luar.
Balasan Otomatis Respons Tertunda dipicu untuk pesan pelanggan yang belum dijawab dan dibiarkan dalam status Terbuka (obrolan yang ditugaskan) dan obrolan yang belum ditugaskan. Fitur ini diterapkan selama jam kerja, karena pesan dari pelanggan di luar jam kerja akan menerima Balasan Otomatis di Luar Jam Kerja.
Opsi CTA: Sama seperti otomatisasi lainnya, Anda dapat memilih untuk:
Tambahkan Koleksi Produk: Biarkan mereka berbelanja sambil menunggu.
Tambahkan Formulir WhatsApp: Minta mereka untuk meninggalkan detail tentang masalah mereka agar agen dapat lebih siap ketika akhirnya turun tangan.
Tidak ada: Biarkan saja sebagai pembaruan status sederhana.
Kami harap artikel ini membantu Anda memahami cara mengatur pesan otomatis di platform Interakt dan menjaga keterlibatan pelanggan Anda bahkan ketika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan mereka secara langsung.
