Untuk pengaturan otomatisasi di WhatsApp mari kita melalui langkah-langkah untuk mengirim pesan OOO, selamat datang, dan tertunda di WhatsApp, kita akan melalui modul pertama yaitu Pengaturan kotak masuk. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda memahami bagaimana Anda dapat mengaturnya di akun Interakt Anda.
1. Langkah-langkah mengatur Pesan Di Luar Kantor di Interakt
1. Sebelum mengatur Balasan otomatis, penting untuk mengkonfigurasi jam kerja Anda. Karena Balasan Otomatis ini berfungsi pada dan sekitar jam kerja yang Anda tetapkan.
2. Klik ikon pensil untuk memasukkan jam kerja. Sebuah popup muncul bertuliskan, “Atur jam kerja Anda”.
3. Klik pada Hari drop-down untuk memilih hari dalam seminggu. Lakukan hal yang sama untuk memasukkan waktu mulai dan waktu berakhir. Ulangi ini untuk setiap hari dalam seminggu. Untuk melakukannya, klik “+ Tambahkan jam buka” yang dapat dilihat di bawah entri terakhir yang dibuat. Beberapa entri ini memungkinkan Anda membuat penyesuaian pada pesan di luar kantor sebanyak yang Anda inginkan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
4. Jika Anda ingin menghapus sebuah entri, Anda dapat melakukannya dengan mengklik ikon “Bin” di sebelah setiap kolom entri.
5. Setelah Anda memasukkan waktu kerja Anda, klik tombol “Simpan”. Pratinjau jam kerja akan terlihat oleh Anda.
Pesan Di Luar Kantor sebagai Balasan Otomatis
Hal ini memungkinkan Anda mengonfigurasi pesan Di Luar Kantor sebagai Balasan Otomatis ketika pelanggan menghubungi di luar jam kerja.
Harap dicatat bahwa pesan Di Luar Kantor akan dipicu untuk kondisi di bawah ini. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi pesan Di Luar Kantor sebagai Balasan Otomatis ketika pelanggan menghubungi Anda di luar jam kerja. Harap dicatat bahwa pesan Di Luar Kantor akan dipicu berdasarkan jam Di Luar Kantor. Jam Di Luar Kantor adalah jam di luar jam kerja yang Anda tetapkan.
Ketentuan untuk memicu jam Di Luar Kantor adalah sebagai berikut:
1. Jika ada pengguna baru yang menghubungi bisnis Anda di luar jam kantor.
2. Dalam kasus pengguna yang sudah ada dan percakapan yang sedang berlangsung, pesan Di Luar Kantor hanya akan terpicu untuk percakapan yang ditandai sebagai “Tertutup”. Oleh karena itu, harap pastikan bahwa percakapan pengguna Anda yang dituju ditutup dan antrean “Terbuka” dijaga seminimal mungkin.
Percakapan pengguna dalam antrean “Terbuka” tidak akan menerima pesan Di Luar Kantor meskipun mereka menghubungi di luar jam kerja.
Pada dasarnya ada dua komponen utama untuk menyiapkan Pesan Di Luar Kantor, yaitu jam dan pesan. Komponen pertama akan diterapkan mulai dari jam kerja yang telah ditetapkan. Mari kita lihat bagaimana pesan tersebut dapat diatur.
1. Klik ikon “pensil” di sebelah header pesan Di Luar Kantor yang akan membuka layar popup.
2. Menulis Pesan Di Luar Kantor mirip dengan cara membuat balasan cepat di Interakt. Anda dapat menambahkan di sini pesan yang ingin Anda sampaikan kepada pengguna. Pesan dapat dipersonalisasi dengan menggunakan variabel, lampiran, dan file media juga.
3. Anda dapat meninjau kembali semua detailnya. Posting yang mana, klik "Aktifkan". Pesan sukses muncul di sebelah kanan layar yang bertuliskan, “Pesan Di Luar Kantor diaktifkan”. Setelah pesan Di Luar Kantor diaktifkan, tombol Aktifkan yang sama diubah menjadi “Nonaktifkan” dan dapat digunakan untuk hal yang sama.
Di Luar Kantor membantu meningkatkan keterlibatan dan pengalaman pelanggan bagi suatu organisasi, dan banyak hal lainnya. Baca di sini untuk mempelajari lebih lanjut bagaimana organisasi dapat mendorong bisnis mereka melalui hal yang sama.
Langkah-langkah untuk mengatur Pesan Selamat Datang di Interakt
Hal ini memungkinkan Anda mengonfigurasi pesan selamat datang jika pelanggan baru atau pelanggan lama menghubungi bisnis Anda. Pesan tersebut dipicu terhadap pesan pertama yang dijatuhkan oleh pelanggan.
Perhatikan, itu dalam kasus pengguna yang sudah ada. Pesan selamat datang hanya akan dipicu jika pelanggan menghubungi pos bisnis dalam selang waktu 24 jam. Hal ini terlepas dari apakah obrolan sebelumnya tetap Terbuka atau Tertutup. Ini adalah satu-satunya syarat agar Pesan Selamat Datang terpicu.
1. Untuk mengatur Pesan Selamat Datang, klik ikon “pensil” di samping Pesan Selamat Datang yang akan membuka layar popup. Masukkan pesan yang ingin Anda picu.
2. Menulis Pesan Selamat Datang serupa dengan cara balasan cepat dibuat di Interakt. Anda dapat menambahkan di sini pesan yang ingin Anda sampaikan kepada pengguna. Pesannya dapat dipersonalisasi dengan menggunakan variabel dan lampiran juga.
3. Setelah pesan dimasukkan sesuai keinginan Anda. Klik tombol "Simpan". Pesan tersebut juga terlihat di bagian pratinjau di luar.
4. Anda dapat meninjau kembali semua detailnya. Posting yang mana, klik "Aktifkan". Pesan sukses muncul di sebelah kanan layar yang bertuliskan, “Pesan Selamat Datang diaktifkan”.
Note: Jika Anda telah mengaktifkan Di Luar Kantor dan Pesan Selamat Datang. Dan jika pelanggan menghubungi Anda di luar jam kerja, maka Di Luar Kantor (untuk obrolan tertutup) dan Balasan Otomatis Pesan Selamat Datang akan terpicu.
Pesan Respons Tertunda
Saat pelanggan akhir menghubungi bisnis Anda, mungkin ada skenario di mana Anda tidak dapat menanggapi obrolan mereka melalui. Berinteraksi tepat waktu. Keterlambatan dalam merespon pesan/pertanyaan pelanggan dapat disebabkan oleh berbagai hal seperti:
• Lonjakan pertanyaan yang tinggi / Lalu lintas yang tinggi / Peningkatan beban kerja yang menyebabkan keterlambatan tanggapan
• Masalah bandwidth karena ketidaktersediaan tim
• Waktu henti karena pemadaman lain yang memerlukan perhatian, dll.
Keuntungan memicu pesan tertunda sebagai respons terhadap pesan pelanggan yang tidak terjawab adalah sebagai berikut:
• Selalu memberikan informasi kepada pelanggan tentang penundaan
• Meningkatkan pengalaman pelanggan dengan Dukungan Penjualan
Langkah-langkah untuk mengatur Pesan Respon Tertunda di Interakt
Jika pelanggan menghubungi bisnis Anda dan pesan mereka tidak dijawab, Anda dapat mengatur Balasan Otomatis Pesan Tertunda agar terpicu setelah waktu yang ditentukan. Jangka waktu ini dapat diatur dalam hitungan menit atau jam, bergantung pada alur kerja bisnis Anda.
Note: Waktu tunda pesan tidak boleh lebih dari 24 jam. Batas atas ini memastikan kepatuhan terhadap aturan WhatsApp, yang membatasi respons terhadap pesan pengguna setelah 24 jam.
1. Klik panah tarik-turun di bawah “Waktu Respons Tertunda” untuk mengaturnya.
2. Menulis Pesan Respons Tertunda serupa dengan cara balasan cepat dibuat di Interakt. Anda dapat menambahkan di sini pesan yang ingin Anda sampaikan kepada pengguna. Pesan dapat dipersonalisasi dengan menggunakan variabel, lampiran, dan file media juga.
3. Setelah pesan dimasukkan sesuai keinginan Anda. Klik tombol "Simpan". Pesan tersebut juga terlihat di bagian pratinjau di luar.
Balasan Otomatis Respon Tertunda dipicu untuk pesan pelanggan yang belum terjawab yang tersisa dalam keadaan Terbuka (Obrolan yang ditetapkan) dan Obrolan yang Tidak Ditugaskan. Berlaku pada jam kerja karena pesan dari pelanggan diluar jam kerja akan menerima Balasan Otomatis Di Luar Kantor.
Kami harap artikel ini membantu Anda memahami cara menyiapkan pesan otomatis di platform Interakt dan menjaga pelanggan Anda tetap terlibat bahkan ketika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan mereka secara langsung.
